RESOLUCIÓN 00004703 DE 2024
(mayo 24)
Diario Oficial No. 52.771 de 29 de mayo de 2024
INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO
Por la cual se establecen los requisitos y condiciones para habilitar operadores del Sistema Nacional de identificación e Información de Ganado Bovino (Sinigan), como agentes del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal (Sniita).
EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO (ICA),
en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial de las conferidas por el literal h) del artículo 6o de la Ley 395 de 1997, Decreto número 4765 de 2008, Decreto número 3761 de 2009 y el artículo 6o de la Resolución número 0383 de 2021 y,
CONSIDERANDO:
Que el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, que tiene por objeto contribuir al desarrollo sostenido del sector agropecuario, pesquero y acuícola, mediante la prevención, vigilancia y control de los riesgos sanitarios, biológicos y químicos para las especies animales y vegetales.
Que el artículo 1o de la Ley 914 de 2004, creó el Sistema Nacional de Identificación e Información del Ganado Bovino (Sinigan), como un programa a través del cual se dispone la información de un bovino y sus productos, desde el nacimiento de este, como inicio de la cadena alimenticia, hasta llegar al consumidor final.
Que el artículo 1o de la Ley 1659 de 2013, creó el Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal (Sniita), como un sistema integrado por un conjunto de instituciones, normas, procesos, datos e información, desarrollado para generar y mantener la trazabilidad en las especies de interés económico pertenecientes al eslabón de la producción primaria y a través del cual se dispondrá de información de las diferentes especies, para su posterior integración a los demás eslabones de las cadenas productivas hasta llegar al consumidor final.
Que el parágrafo primero del citado artículo establece que el Sistema Nacional de Identificación e Información del Ganado Bovino (Sinigan) y los sistemas que se desarrollen, implementen y operen, harán parte del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal (Sniita).
Que el artículo 7o de la Ley 1659 de 2013, establece que la dirección, administración y lineamientos de política del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal, estarán a cargo del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, quien podrá designar y/o contratar su administración en la autoridad sanitaria nacional agropecuaria. Para efectos de la operación, el Sistema podrá apoyarse en las autoridades de inspección, vigilancia y control, organizaciones gremiales, organizaciones afines a los subsectores pecuarios y otros agentes del sistema.
Que en concordancia con lo anterior, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural designó la administración del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal al Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), por medio de la Resolución número 133 de 2016 del MADR.
Que el artículo 2.13.4.1 del Decreto número 1071 de 2015 establece que el administrador de Sinigan podrá tener funciones de apoyo en los siguientes términos: “(…) Entiéndase para todos los efectos que las alusiones relacionadas con la prestación de los servicios asociados al Sistema Nacional de Identificación e Información del Ganado Bovino (Sinigan), relacionadas con las Organizaciones Gremiales Ganaderas, y en su defecto las alcaldías municipales, deberá entenderse en su orden deferidas al Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), a las Organizaciones Gremiales Ganaderas y a las alcaldías municipales en defecto de las anteriores”.
Que posteriormente, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural expidió la Resolución 383 de 2021 por la cual se reglamenta la operación y prestación de servicios a cargo de los agentes del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal, así como el tratamiento de la información de este, para las especies de interés económico pertenecientes al eslabón de la producción primaria.
Que el parágrafo del artículo 12 de la Resolución número 383 de 2021 estableció que “El Sistema Nacional de Identificación de Información de Ganado Bovino, establecido en la Ley 914 de 2004, hará parte del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal, de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 1o de la Ley 1659 de 2013, y deberá cumplir con cada una de las disposiciones establecidas en la presente resolución”.
Que el numeral 2 del artículo 4o de la citada resolución estableció la definición para agente del sistema así: “Se entiende por agente del Sistema todo aquel sujeto que independientemente de su naturaleza jurídica o su vinculación al sector público o privado, desarrolla actividades inherentes al funcionamiento del Sistema, las cuales pueden consistir en el desarrollo y ejecución de funciones específicas, el cumplimiento de deberes y, en general, cualquier actividad que se requiera para el adecuado funcionamiento del Sistema y así como en las normas que las adicionen, sustituyan o modifiquen”.
Que el numeral 6 del artículo 4o de la misma resolución definió como operador “(…) el agente del Sistema que desarrolla en un determinado nivel, actividades, procesos y procedimientos que habilitan la operación y prestación de servicios a cargo del Sistema”.
Que la Resolución número 383 de 2021 definió usuario como “(…) un agente del Sistema que se encuentra en la posición de solicitante de servicios, con capacidad para acceder al Sistema, de acuerdo con su rol”.
Que el artículo 6o de la Resolución número 383 de 2021 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, estableció que el administrador del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal podrá habilitar a los agentes para apoyar la operación de los siguientes servicios, de acuerdo con sus competencias misionales o funcionales y los reglamentos especiales que rigen la materia, que para el caso del subsistema de Trazabilidad Animal para la especie Bovina y Bufalina se encuentra adoptado mediante Resolución número 140 del 2022:
1. Registro de predios pecuarios.
2. Registro de hierros o marcas.
3. Registro de información sanitaria.
4. Registro de movilización animal.
5. Registro de transportadores y vehículos.
6. Registro de establecimientos.
7. Expedición de guías sanitarias de movilización.
8. Expedición de bonos de venta.
9. Registro de eventos en los animales.
10. Los que se determinen como necesarios por el administrador de acuerdo con la particularidad del respectivo subsector, según sus condiciones específicas y todos aquellos que se requieran para la adecuada operación del sistema.
Que la citada Resolución estableció que “Los Agentes del sistema deberán acreditar entre otros aspectos, capacidad técnica, administrativa, jurídica y financiera, acorde con el ámbito territorial del servicio que pretende prestarse, de conformidad con los requisitos establecidos por el administrador del sistema”.
Que respecto al servicio de expedición de Guías Sanitarias de Movilización, este se presta actualmente en todo el territorio nacional a través de los Puntos de Servicio al Ganadero operados directamente por el ICA o a través de convenios interadministrativos con entidades territoriales de orden municipal, mediante el sistema de información establecido para tal fin, para este caso Sinigan desde el 15 de abril de 2024, con un aproximado de 2.000.000 GSMI expedidas por año.
Que el servicio de expedición de Bonos de Venta, se presta actualmente por parte del ICA en todo el territorio nacional a través de las 180 Oficinas Locales, 29 puntos simples de servicio al ganadero, así como a través del Comité de Ganaderos de Yopal como agente habilitado, con un promedio anual de 250.000 documentos, el cual funciona 100% a través del aplicativo Sinigan.
Que el servicio de Registro de Hierros o Marcas, se presta actualmente en todo el territorio nacional a través de las 180 Oficinas Locales, 29 puntos simples de servicios al ganadero, el Comité de Ganaderos de Yopal como agente habilitado, con un promedio anual de 25.000 registros, el cual funciona 100% a través del aplicativo Sinigan.
Que el servicio de Registro de transportadores y vehículos se presta actualmente por el ICA en todo el territorio nacional a través de las 180 Oficinas Locales, 29 puntos simples de servicios al ganadero, el cual funciona 100% a través del aplicativo Sinigan.
Que la operación de los anteriores servicios y en especial, el incremento en la expedición de GSMI durante los últimos años, representa una alta carga presupuestal y administrativa para el Instituto, lo que ha generado un aumento en la contratación de servicios personales y en la contratación de elementos de oficina y papelería, así como un aumento en el pago servicios públicos, entre otros rubros, que debido al techo presupuestal asignado en cada vigencia, puede resultar limitado para la prestación efectiva de estos servicios.
Que para la vinculación de personal bajo la figura de prestación de servicios personales de apoyo a la gestión, el Instituto se rige por el Estatuto General de la Contratación Pública, lo que implica el cumplimiento de una serie de trámites administrativos y requisitos legales, además, sujetarse generalmente al principio de anualidad presupuestal, lo que genera dificultades para que la contratación se realice de manera expedita e inmediata.
Que el ICA, como autoridad sanitaria entiende la importancia de la labor de expedición de estos documentos sanitarios para el control y protección del estatus, no obstante, reconoce que estas actividades en su mayoría, son de carácter operativo y administrativas que pueden ser ejecutadas por operadores del sistema, de conformidad con lo establecido en el marco legal existente.
Que a su vez, considerando que la actividad ganadera se lleva a cabo en casi todos los municipios del país, y que el ICA proporciona servicios en 593 puntos (entre operación directa y diferida en autoridades territoriales), se identifica una limitación para satisfacer la demanda existente en términos de cobertura geográfica, por lo que al habilitar operadores permitirá ampliar la cobertura de servicios, para lograr mayor eficiencia en la prestación de los servicios en todo el territorio nacional.
Que, a pesar de los esfuerzos hechos por el ICA para mejorar la prestación de servicios con oportunidad y asignación de recursos, lo cierto es que este Instituto aún cuenta con limitaciones presupuestales y administrativas que rebasan la capacidad, por lo que se hace necesario dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 7o de la Ley 1659 de 2013 y la Resolución 383 de 2021 para satisfacer eficazmente las necesidades de los ganaderos del país.
Que, por lo anterior el ICA encuentra necesario establecer los requisitos para habilitar agentes del sistema en calidad de operadores para la prestación de los siguientes servicios a través del Sistema Nacional de identificación, Información y Trazabilidad Animal:
1. Registro de hierros o marcas.
2. Registro de transportadores y vehículos.
3. Expedición de guías sanitarias de movilización.
4. Expedición de bonos de venta.
Que al habilitar agentes para estos servicios, el ICA puede fortalecer la función de control a la movilización animal, mediante esquemas de soporte técnico, verificación y auditorías al proceso de expedición de documentos relacionados con la movilización animal, concentrándose en ejercer una función de control y supervisión.
Que asimismo, el ICA podrá destinar mayores recursos al cumplimiento y seguimiento de los procedimientos relacionados con las actividades misionales asociadas a la prevención, control y erradicación de enfermedades de control oficial.
Que la información que se genere en el marco de lo dispuesto en la Ley 914 de 2004 y Ley 1659 de 2013, es de exclusiva competencia del administrador, por lo tanto, la habilitación de agentes del sistema solo se limitará a la ejecución de las actividades operativas.
En virtud de lo anterior, se procede a reglamentar los requisitos y condiciones a exigir para habilitar agentes del sistema como operadores de servicios dentro del Sniita.
RESUELVE:
DEL OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Establecer los requisitos y condiciones para habilitar operadores del Sistema Nacional de Identificación e Información de Ganado Bovino (Sinigan), como agentes del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal (Sniita).
ARTÍCULO 2o. CAMPO DE APLICACIÓN. Las disposiciones establecidas en la presente resolución serán aplicables a todas las personas naturales o jurídicas interesadas en habilitarse como operadores de servicios del Sistema Nacional de Identificación e Información de Ganado Bovino (Sinigan) en el marco del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal (Sniita), sin que esto signifiqué la exoneración de la prestación del mismo parte del Instituto.
ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para efectos de interpretación de la presente resolución, se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1659 de 2013, Decreto número 1071 de 2015, la Resolución número 383 de 2021 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y las contempladas en los reglamentos específicos de trazabilidad animal por especie, así como las que modifiquen o sustituyan las anteriores.
DE LOS SERVICIOS A OPERAR.
ARTÍCULO 4o. DE LOS SERVICIOS A PRESTAR POR PARTE DE LOS OPERADORES HABILITADOS DEL SISTEMA. Los servicios a prestar por parte de los operadores habilitados del Sistema Nacional de Identificación e Información de Ganado Bovino (Sinigan) en el marco del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal (Sniita), son los siguientes:
1. Registro de hierros o marcas.
2. Registro de transportadores y vehículos.
3. Expedición de guías sanitarias de movilización.
4. Expedición de bonos de venta.
PARÁGRAFO 1o. El operador habilitado podrá prestar la totalidad de los servicios anteriormente enlistados.
PARÁGRAFO 2o. Indistinto a las habilitaciones que se autoricen, el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), continuará prestando los servicios antes enlistados en las sedes, oficinas y puntos de atención que para ello disponga.
DE LA SOLICITUD Y LOS REQUISITOS.
ARTÍCULO 5o. SOLICITUD. Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, interesadas en habilitarse como operador de servicios del Sistema Nacional de Identificación e Información de Ganado Bovino (Sinigan) en el marco del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal (Sniita), deberán demostrar que cuentan con capacidad técnica, administrativa, jurídica y financiera.
Para ello deberán presentar acreditar los siguientes requisitos y documentación, así como cumplir con lo reglado en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución:
Requisitos administrativos, jurídicos y financieros:
a) Modelo de “Solicitud de habilitación como operador de servicios a cargo de los agentes del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal”, (Apéndice número 1 del anexo técnico) debidamente diligenciada y firmada por el interesado para personas naturales o por el representante legal solicitante, en caso de ser persona jurídica.
b) Documento de identificación del interesado para personas naturales o del representante legal del organismo solicitante.
c) Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días a la presentación de la solicitud, cuando aplique. La actividad comercial debe estar relacionada con la actividad a operar.
d) Certificación expedida por el revisor fiscal o por contador público, sobre el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y seguridad social.
e) Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República vigente para persona natural o del representante legal y de la persona jurídica.
f) Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la procuraduría General de la Nación vigente para persona natural del representante legal y de la persona jurídica.
g) Antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional para persona natural o del representante legal y de la persona jurídica.
h) Certificado de verificación en el Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC expedido por la Policía Nacional para personas naturales o del representante legal de la persona jurídica.
i) Copia del Registro Único Tributario RUT expedido por la DIAN en el cual se evidencie que la actividad económica tiene relación con la actividad a operar.
j) Definición de la situación militar del representante legal o persona natural, cuando aplique.
k) Consulta de inhabilidades por delitos sexuales expedido por la Policía Nacional para personas naturales y del representante legal de la persona jurídica.
l) Certificado de registro deudores alimentarios morosos (Redam) de conformidad con la Ley 2097 de 2021 personas naturales y del representante legal de la persona jurídica.
m) Presentar los estados financieros correspondientes al último año, donde deberá acreditar:
| INDICADOR | REQUERIDO |
| Liquidez: Activo Corriente/Pasivo Corriente | Mayor o igual a 1 |
| Nivel de endeudamiento: Pasivo Total/Activo Total | Menor o igual a 60% |
| Razón Cobertura de Intereses Utilidad Operacional/Gastos de Intereses | Mayor o igual a 1 |
n) Autorización de la Junta Directiva u Órgano Social competente que faculte al representante legal para comprometer a la persona jurídica en los asuntos relacionados con la solicitud, con fecha de expedición no mayor a 30 días, o copia de los Estatutos de la empresa u organización, en que se demuestre que está facultado para comprometer a la sociedad.
o) Compromiso anticorrupción (Apéndice número 2 del Anexo Técnico).
p) Presentar copia del soporte de pago del servicio de habilitación de acuerdo con la tarifa establecida.
Requisitos de la planta física:
a) Relación de elementos y equipos de oficina disponibles para la prestación de los servicios para los que solicitan habilitación.
b) Identificación de la sede o sedes donde se prestará el servicio para el cual busca la habilitación incluyendo departamento, municipio, vereda, dirección. Incluir registro fotográfico del mismo.
c) Contar con equipos de cómputo, impresoras, escáner, internet, con las especificaciones definidas en el anexo técnico, contar con una línea telefónica que permita contacto con el operador habilitado.
Requisitos técnicos para la prestación del servicio:
a) El operador, deberá presentar 3 certificaciones de experiencia en la ejecución de proyectos pecuarios.
b) Contar con personal requerido a nivel de coordinación y de operación de acuerdo con la cantidad de puntos de servicios que vaya a operar, para lo cual debe presentar la relación de las personas, cantidad de personal de coordinación y operativo por punto de servicio.
CARGO
Coordinador del Punto
Personal técnico – operativo
El personal puesto a disposición por el operador debe contar con la certificación o acreditación satisfactoria del curso o capacitación que el Instituto Colombiano Agropecuario estructure y desarrolle para estos efectos.
PARÁGRAFO 1o. Toda la documentación solicitada en el presente artículo deberá cumplir con los parámetros indicados en el anexo técnico de la presente resolución.
PARÁGRAFO 2o. Dentro de la evaluación de los requisitos de Infraestructura y planta física, El ICA podrá realizar una visita al punto o verificar mediante el uso de medios tecnológicos.
ARTÍCULO 6o. RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES. El Instituto a través de la Subgerencia de Protección Animal, realizará la revisión de la documentación dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al envío de la solicitud a través del correo: habilitacionagentes@ica.gov.co
PARÁGRAFO. Si surge alguna inconsistencia en la solicitud, el ICA comunicará al interesado para que subsane las observaciones, en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Una vez recibida la información referente a las observaciones, el ICA contará con ocho (8) días hábiles para evaluar la nueva información. La no respuesta por parte del interesado en el tiempo requerido se entenderá como desistimiento de la solicitud y se procederá con el archivo, lo cual en ningún caso acreditará la devolución del pago de la tarifa por concepto de registro como agente operador habilitado en el Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad animal (Snita).
ARTÍCULO 7o. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS SOLICITUDES. Serán causales de rechazo de la Solicitud de habilitación como operador de servicios a cargo de los agentes del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal, las siguientes:
a) Cuando el objeto social de la persona jurídica, no guarde relación con el objeto de la habilitación.
b) Cuando el solicitante no cumpla con los requisitos jurídicos exigidos, de capacidad financiera, requisitos de experiencia o técnicos habilitantes y no subsanen dentro del término requerido por el ICA.
c) Cuando se compruebe que la información contenida en los documentos que componen la solicitud no es veraz o no corresponde con la realidad.
d) Cuando en la solicitud se encuentre información o documentos que contengan datos tergiversados, alterados o tendientes a inducir a error al ICA.
e) Cuando el solicitante – persona jurídica se encuentre en causal de disolución.
f) Cuando el representante legal, la empresa o la persona natural incurra en alguna inhabilidad según los antecedentes requeridos en el artículo 5 de la presente resolución.
g) Cuando el término de duración de la sociedad o persona jurídica sea inferior al plazo solicitado para la habilitación.
h) Cuando no tengan las condiciones físicas y operativas para la debida prestación de los servicios.
ARTÍCULO 8o. TARIFA PARA LA HABILITACIÓN DEL OPERADOR DEL SISTEMA. El interesado en solicitar la habilitación como operador de los servicios descritos en el artículo 4 de la presente resolución, deberá pagar la tarifa establecida en el Acuerdo tarifario del Instituto Colombiano Agropecuario que se encuentre vigente, y ser aportada junto con la solicitud.
DE LA HABILITACIÓN.
ARTÍCULO 9o. OTORGAMIENTO DE LA HABILITACIÓN. Una vez cumplidos a cabalidad los requisitos, el ICA mediante acto administrativo otorgará la habitación como operador de servicios del Sistema Nacional de Identificación e Información de Ganado Bovino (Sinigan) en el marco del Sistema Nacional de Identificación, Información y Trazabilidad Animal (Sniita), de conformidad con la solicitud realizada, el lugar de ubicación geográfica y la capacidad definida con el operador previamente a la habilitación.
PARÁGRAFO. El operador habilitado no podrá ceder en ningún caso el registro y las facultades que se otorgan en razón a la habilitación.
ARTÍCULO 10. DURACIÓN DE LA HABILITACIÓN. De conformidad con lo establecido en la Resolución número 383 de 2021 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, la habilitación tendrá una vigencia de dos (2) años contados a partir de la fecha de notificación del acto administrativo que lo habilita.
ARTÍCULO 11. CAUSALES DE LA MODIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE HABILITACIÓN. Serán causales de modificación del acto administrativo de habilitación, los siguientes:
11.1. Cambio de razón social.
11.2. Cambio, adición y/o supresión del tipo de servicio para el cual fue habilitado.
11.3. Cambio del representante legal.
11.4. Cambio de ubicación donde se presta los servicios para los que se otorgó la habilitación.
11.5. Cambio de datos de contacto.
ARTÍCULO 12. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS AGENTES HABILITADOS. Durante la vigencia de la habilitación, el agente habilitado deberá cumplir con las siguientes responsabilidades y obligaciones:
12.1. Garantizar que el desarrollo de las actividades para las cuales fue habilitado, se desarrollen en su totalidad en la plataforma que establezca el ICA, de forma oportuna y de calidad, por tanto, cualquier guía que no se expedida dentro del aplicativo no se tendrá como válida y auténtica.
12.2. Cumplir con las normas, reglamentos y procedimientos que expida el ICA, en lo relacionado con la materia de habilitación.
12.3. Velar por el cumplimiento de normatividad vigente que regula el Sistema Nacional de Identificación e Información y Trazabilidad Animal, lo que incluye las leyes, decretos, resoluciones, circulares y cualquier otro tipo de instrumento normativo que regule el funcionamiento y operación de dicho sistema.
12.4. Prestar los servicios de manera oportuna de las actividades para los cuales se otorgó la habilitación de manera oportuna a los productores.
12.5. Disponer de las medidas necesarias para que se permita a la entidad competente realizar los procesos de auditoría en relación con las funciones que asume en virtud de su condición de organización habilitada.
12.6. Disponer las medidas necesarias para la adopción de los manuales de procesos, procedimientos e instructivos que le suministre la entidad administradora del Sistema.
12.7. Mantener los registros de:
12.7.1. Recibo a satisfacción de los documentos entregados a los usuarios (según los procedimientos y normas establecidas por el Instituto).
12.7.2. Las participaciones en actividades de entrenamiento interno y externo en las materias relacionadas con la habilitación.
12.7.3. Soportes de planillas de producto no conforme.
12.7.4. Los soportes de atención a peticiones, quejas y reclamos.
12.7.5. Las auditorías internas.
12.7.6. Los planes de mejoramiento o acciones correctivas y sus reportes de avance y seguimiento entre ellas las referentes a quejas y reclamos.
12.7.7. Mantener durante la vigencia de la habilitación todos los requisitos exigidos en la presente resolución.
12.7.8. Cumplir con las obligaciones que se establezcan dentro del acto administrativo que otorga la habilitación.
12.7.9. Ejercer control de las actividades desarrolladas por las personas que ejecutan actividades relacionadas con las materias objeto de la habilitación.
12.7.10. Contar con infraestructura mínima y procesos verificables que garanticen la calidad de las actividades objeto de la habilitación.
12.7.11. Velar porque las actividades ejecutadas en el marco de la habilitación se lleven a cabo de acuerdo con la normatividad sanitaria y procedimientos e instructivos definidos por el ICA.
12.7.12. Abstenerse de publicitar como propias las políticas o los servicios que son reglamentados por el ICA, sin citar su origen o fuente legal correspondiente.
12.7.13. Notificar de manera inmediata al ICA mediante la Subgerencia de Protección Animal cualquier modificación o cambio que lleven a la modificación de la habilitación.
12.7.14. Informar oportunamente a los usuarios que puedan verse afectados, en caso de cancelación o pérdida del reconocimiento como agente habilitado.
12.8. Los recursos para la operación del Sistema serán provistos por la persona natural o jurídica que se habilite, entre los cuales deberán incluirse papelería, equipos de cómputo, instalaciones físicas, personal y demás insumos requeridos para expedir oportunamente las GSMI.
12.9. El recaudo de los servicios prestados por el operador habilitado será usado para apalancar los gastos administrativos y de funcionamiento que se requieren para llevar a cabo los servicios prestados.
12.10. El operador deberá prestar el servicio a cualquier usuario que lo requiera.
12.11. Reportar el personal que sea desvinculado y no tenga relación con el agente operador del sistema.
12.12. Para la asignación de usuarios del aplicativo se deberá informar y presentar la certificación o acreditación del curso que dispone el Instituto.
12.13. Guardar confidencialidad y hacer buen uso de todos los datos así como de los sistemas de información a los que tenga acceso con ocasión de la habilitación, y asegurarse que el personal vinculado dé el mismo tratamiento a los datos a los que accedan, so pena de las acciones civiles o penales a que haya lugar.
12.14. Abstenerse de emitir guías, manuales o circulares para el manejo u operatividad del sistema, las cuales serán de total y única competencia del ICA, salvo lo dispuesto en el parágrafo del presente artículo.
PARÁGRAFO. Uso de la herramienta de contingencia para la expedición de GMSI. El único autorizado para realizar la expedición de GSMI a través de la herramienta de contingencia será el ICA, cuando por razones técnicas se requiera; no obstante, en casos específicos, y solo cuando obre instrucción por escrito por parte del Instituto, se podrá autorizar a los operadores habilitados, para lo cual se deberán seguir los instructivos definidos para tal fin.
ARTÍCULO 13. RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN. El Instituto como autoridad sanitaria en el país será el propietario y administrador de la información y actividades que ejecuten los operadores habilitados, por tanto, estos últimos en calidad de operadores solo llevarán a cabo las labores administrativas para apoyar el proceso, y cualquier tipo de información o reporte será de competencia exclusiva del Instituto.
ARTÍCULO 14. MEDIOS DE PAGO AL USUARIO DEL SERVICIO. Para facilitar el pago de los servicios solicitados por parte del agente habilitado, el prestador pondrá a disposición del ciudadano las diferentes formas de pago que existen en el mercado financiero de acuerdo con su modelo de operación propuesto y aprobado por el Instituto.
ARTÍCULO 15. FALLA TÉCNICA EN LA OPERACIÓN. Cuando se presenten fallas de tipo técnico, atribuibles a los equipos o servicios prestados por el operador, serán de entera responsabilidad del prestador y deberán solucionarse oportunamente de forma que no se presente interrupción en las operaciones de cara a los usuarios. En todo caso el prestador deberá reportar las fallas ocurridas oportunamente por los canales de atención establecidos por el ICA.
ARTÍCULO 16. USO DE IMAGEN INSTITUCIONAL. El Instituto permitirá al prestador autorizado el uso de la imagen institucional, previa revisión y aprobación por escrito, con el fin de que se garanticen las políticas del Gobierno nacional para el caso, acordes con el manual de la Entidad, para lo cual la Oficina Asesora de Comunicaciones del ICA deberá hacer su verificación.
ARTÍCULO 17. VIGILANCIA DE LA OPERACIÓN. La vigilancia periódica de la operación estará a cargo de las Gerencias Seccionales o a quien se delegue de acuerdo con el lugar de ejecución para el cual el operador fue habilitado, con el fin de verificar la idónea prestación del servicio a cargo del prestador.
ARTÍCULO 18. AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO A LA OPERACIÓN. Durante la vigencia de la habilitación, el ICA hará auditorías con el fin de verificar el cumplimento de las condiciones y requisitos establecidos; así como de las actividades desarrolladas durante su ejecución. De cada visita se debe levantar un acta y un informe donde deben quedar consignadas las observaciones y hallazgos relacionados con la prestación del servicio.
El alcance de la auditoría incluirá el uso de los aplicativos y las actividades realizadas por los usuarios de los sistemas de información asignados al agente habilitado.
En el informe, deben quedar plasmados los tipos de hallazgo y el término prudencial de subsanación de estos, para los cuales se deberá demostrar documentos, registros fotográficos o una nueva revisión que evidencie la subsanación en debida forma.
PARÁGRAFO 1o. La no subsanación de los hallazgos dentro del término establecido según los plazos indicados en el manual de auditoría e informe de verificación dispuesto por el Instituto dará lugar al inicio del Proceso Administrativo Sancionatorio.
PARÁGRAFO 2o. Durante el término de subsanación de los hallazgos, los usuarios del aplicativos serán suspendidos hasta tanto se subsanen los motivos que dieron origen al hallazgo.
ARTÍCULO 19. AUDITORÍA AL USO DE LOS APLICATIVOS. Durante la vigencia de la habilitación el ICA llevará a cabo auditorías a los usuarios de los sistemas de información asignados al agente habilitado, para lo cual se levantará un informe que será comunicado, en el cual, si a ello hubiere lugar, se presentarán las acciones de mejora a adelantar por parde del agente habilitado.
ARTÍCULO 20. RENOVACIÓN DE LA HABILITACIÓN. La habilitación será renovada por el mismo periodo, posterior a una evaluación técnico/administrativa por parte del Instituto, para lo cual, deberán solicitar por escrito la renovación de la habilitación como mínimo con dos (2) meses de antelación al vencimiento, cumpliendo con los mismos requisitos que remitió para la habilitación inicial, incluido el pago de la tarifa.
PARÁGRAFO. Para la renovación el operador deberá cumplir con los mismos requisitos que remitió para la habilitación inicial, incluido el pago de la tarifa.
ARTÍCULO 21. PÉRDIDA DEL REGISTRO. El registro de que trata la presente resolución decaerá cuando se presente cualquiera de las siguientes circunstancias:
21.1. Por solicitud del titular del registro.
21.2. Por incumplimiento comprobado de cualquiera de las disposiciones establecidas en la presente resolución, como resultado de un Proceso Administrativo Sancionatorio.
21.3. Cuando se compruebe que la habilitación fue otorgada con base en información o documentación falsa o errónea.
21.4. Por orden de autoridad judicial o administrativa competente.
21.5. Por no cumplir con las condiciones físicas y/o tecnológicas presentadas para la habilitación.
21.6. Por no cumplir con las subsanaciones realizadas en el proceso de la auditoría.
21.7. Por disolución, liquidación o cancelación de matrícula mercantil del operador.
21.8. Por realizar cobros excesivos o incurrir en prácticas que restrinjan la oferta o demanda del servicio para el cual fue habilitado.
ARTÍCULO 22. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS HABILITADOS. El ICA pondrá a disposición del operador habilitado el software aplicativo Sinigan. Para su uso se creará un establecimiento a su nombre y se asociarán los usuarios con los roles necesarios para prestar los servicios objeto de la habilitación.
ARTÍCULO 23. RETORNO DE LA TARIFA AL ICA. El operador habilitado deberá retornar al ICA el valor establecido en el Acuerdo tarifario que se encuentre vigente respecto al servicio efectivamente prestado por la expedición de estos servicios, para lo cual el ICA habilitará al usuario respectivo en el Sistema Nacional de Recaudo.
PARÁGRAFO. Como consecuencia del retorno de la tarifa al ICA, el operador habilitado podrá cobrar como mínimo el valor establecido en el Acuerdo tarifario vigente, más los costos y gastos administrativos que se ocasionen para realizar su expedición. El valor del servicio que se cobrará al destinatario final se regirá por la oferta y la demanda del mercado en cada caso específico y tomará como referencia mínima las tarifas del ICA para el mismo servicio, sin perjuicio de que el servicio se siga prestando por parte del Instituto a través de sus diferentes modalidades.
ARTÍCULO 24. MEDIOS DE PAGO AL CIUDADANO. Para facilitar el pago de los servicios solicitados por parte del ciudadano, el agente habilitado, pondrá a disposición del ciudadano las diferentes formas de pago que existen en el mercado financiero de acuerdo con su modelo de operación. Los valores asociados a la implementación de estos canales de pagos correrán por cuenta del prestador y no serán exigibles al ICA.
ARTÍCULO 25. SANCIONES. El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en la presente resolución será sancionado de conformidad con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1659 de 2013, o aquella norma que le modifiquen, complementen o sustituyan, sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que haya lugar.
ARTÍCULO 26. ANEXO TÉCNICO. El anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, podrá ser modificado en cualquier momento sin requerir para ello modificación del presente acto administrativo, pero en todo caso, sí deberá contar con el visto bueno previo de la Gerencia General para la entrada en vigencia de cualquier modificación que se pretenda realizar sobre el mismo Anexo Técnico.
ARTÍCULO 27. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su fecha de publicación en el Diario Oficial.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 24 de mayo de 2024.
El Gerente General,
Juan Fernando Roa Ortiz.
<Anexo publicado en el Diario Oficial>
<Consultar PDF del Diario Oficial directamente en el siguiente enlace:
https://normograma.com/documentospdf/PDF/R_ICA_4703_2024-ANEXO.pdf
